以數字化帶動提升檔案館基礎業務水平


發布時間:2017-5-18

      以數字化帶動檔案鑒定工作省檔案局館確定了“利用優先、整體推進、突出重點”的檔案數字化工作原則,在確定館藏紙質檔案數字化對象時,采取“三個結合”的方法,有效帶動了檔案鑒定工作。
      一是與檔案開放鑒定結合起來。江西省各級綜合檔案館館藏檔案開放鑒定工作一直都相對滯后。“十二五”以來,省結合檔案數字化工作,積極推進館藏檔案開放鑒定工作,要求凡是計劃開展館藏檔案數字化工作的檔案館,必須對擬實施數字化且未進行開放鑒定的檔案先行開展開放鑒定工作。截至2015年年底,全省各級綜合檔案館開放檔案數量達158萬余卷58萬余件,比“十一五”末分別增長24.4%和184.8%;案卷級、文件級開放檔案目錄分別達131萬條和1019萬條,比“十一五”末分別增長54%和127.2%。隨著全省各級綜合檔案館數字化工作的全面開展,檔案鑒定的速度將會大大加快,開放檔案的數量將會大幅增加。
      二是與館藏到期檔案鑒定結合起來。由于歷史原因,省各級綜合檔案館館藏檔案中有相當一部分保管期限已滿。省檔案局館要求各地在數字化之前,必須以全宗為單位對到期檔案進行鑒定,對仍有保存價值、不宜銷毀的檔案重新劃分保管期限,并進行整理掃描。
      三是與破損檔案搶救結合起來。省檔案局館要求各地對已確定為數字化對象的檔案,要進行逐卷檢查,如果發現案卷存在破損情況,須進行登記并完成修裱后才能進行數字化。
      通過采取“三個結合”的方法,省檔案數字化掃描工作做到了“三個優先”,即館藏檔案掃描對象、利用率高的優先,民生檔案優先、中華人民共和國成立后重要全宗檔案優先;實現了“三個同步”,即數字化工作與館藏檔案開放鑒定同步、與到期檔案鑒定同步、與破損檔案搶救同步。
      以數字化帶動全宗規范管理,很長一段時間以來,由于一些檔案館對全宗管理的重要性認識不到位,在全宗管理方面存在許多問題。這些問題不僅影響檔案館的管理,也會嚴重影響檔案數字化工作的開展。省檔案局館以檔案數字化的標準要求倒逼檔案館的基礎業務工作,要求全省各級綜合檔案館在開展檔案數字化工作前,必須認真組織開展“三查一編”工作。
      “一查”是檢查館藏全宗劃分是否規范。全省各級綜合檔案館根據全宗構成要件檢查館藏所有全宗是否設置合理,特別是對機構職能發生變化、合署辦公、臨時機構和涉及機關直屬單位與派出機構的立檔單位,以及立檔單位產生的專業檔案或重大活動、重大事件檔案是否劃入立檔單位全宗進行重點檢查。對一些案卷數量很少、單獨編號存放不便的全宗,要求建立匯集全宗。對不能準確落實到具體全宗的館藏照片、印章等,進行集中統一整理編號,不按來源原則劃分全宗。
      “二查”是檢查館藏全宗名稱是否規范。主要檢查全宗是否用立檔單位的全稱或通用簡稱,立檔單位名稱曾經發生變化的是否用現在名稱,人物或家庭、家族全宗的名稱是否由人名或家名、族名構成,中華人民共和國成立前的檔案全宗,是否對全宗名稱注明了政權名稱限定詞等。
      “三查”是檢查全宗號編制是否規范。主要檢查每個全宗是否只使用一個全宗號,全宗號編制是否采用全省統一的4位代碼標識。
      “一編”是指全面重新編制《全宗名冊》。過去檔案館編制的《全宗名冊》只是將檔案已移交進館的全宗名稱匯編成冊,有些立檔單位雖屬檔案館接收范圍,但因為沒有向檔案館移交檔案而沒有編入《全宗名冊》,其中也沒有立檔單位和已移交檔案的起止時間。這就導致檔案館對本地區檔案資源整體分布情況掌握的不清楚,不利于制訂準確的檔案接收計劃,也會影響立檔單位檔案整理和檔案數字化“整體推進”原則的落實。
      因此,省檔案局館要求各級綜合檔案館在開展檔案數字化工作之前重新修訂完善《全宗名冊》,做到修訂后的《全宗名冊》既包括本館館藏檔案全宗,也包括所屬檔案館接收范圍但檔案暫未移交的立檔單位,且全部給予全宗號,所有立檔單位注明其起止時間,所有館藏全宗檔案注明起止時間。
      以數字化帶動檔案案卷質量的提升為保證檔案數字化的質量和數據跨區域共享,省檔案局館要求各級綜合檔案館對列為檔案數字化對象的館藏檔案,嚴格按要求進行數字化前處理工作,即在進行數字化之前,對檔案逐卷檢查,查看檔案分類是否正確、組卷是否合理、編號是否規范、保管期限劃分是否準確、頁號編寫是否正確、卷內文件是否有破損、卷內目錄填寫是否完整、案卷題名擬寫是否準確等。一旦發現問題及時登記或按規范進行處理。
      以數字化帶動檔案接收工作按照檔案數字化“整體推進”原則,確定為數字化對象的全宗,必須在立檔單位完成檔案移交任務后才能進行數字化。省檔案局館要求各級綜合檔案館根據檔案數字化規劃,按照新編制的《全宗名冊》,制訂有針對性的、準確的檔案接收計劃,有效地推動了檔案館的檔案接收工作,真正做到了檔案應收盡收。

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